Wir haben beschlossen, dass wir es Leuten wie früher wieder ermöglichen möchten, Verträge per E-Mail abzuschließen. Der Vertragsabschluss vor Ort über das Verkaufstool ist natürlich weiterhin möglich und sollte auch primär genutzt werden, bitte bietet den Leuten, die sich anmelden möchten aber beide Optionen an. Vor allem wenn ihr keine Zeit habt an der Theke, verweist gerne auf den Vertragsabschluss per E-Mail. Der Verkauf an der Theke hat immer Vorrang.
Bei einem Vertragsabschluss per E-Mail müssen wir uns nur die notwendigen Daten schicken lassen, damit wir den Vertrag vorausfüllen können (Persönlichen Daten, Vertragsdaten und Bankdaten für das SEPA-Mandat). Bei Leuten, die ein On Ramp bei uns gemacht haben oder die nur den Vertrag wechseln möchten, liegen die persönlichen Daten ja schon vor. Hier dann nur die Vertragsdaten und ggf. Bankdaten erfragen.
Ich habe hier mal eine einfache vorgefertigte Antwort erstellt, die ihr nutzen könnt, um die Daten abzufragen, wenn noch keine Daten vorhanden sind.
https://crossfitcolognehelp.freshdesk.com/a/admin/canned_responses/folders/77000032522/responses/new
Bei Kids-Verträgen brauchen wir die Daten des Kindes und eines Erziehungsberechtigten. Das dann bitte ergänzen.
Bitte legt die Person, nachdem die Daten eingeholt wurden, in Magicline an (über das Verkaufstool oder das Mitgliedskonto) und erstellt den gewünschten Vertrag. Anschließend schickt ihr der Person den unter Dokumente generierten Vertrag und das SEPA-Formular zur Unterschrift zu.
Wir müssen natürlich nachhalten, dass der Vertag dann auch unterschrieben zurückkommt. Hierfür bitte das Ticket auf ausstehend stellen und das Ticket mit dem Tag „Unterschrift ausstehend“ versehen.
Das PDF-Dokument, welches generiert wird, kann in der Regel digital unterschrieben werden, so dass ausdrucken, scannen etc. entfällt. Nach Erhalt der unterschriebenen Dokumente, diese bitte im Mitgliedskonto unter Dokumente hochladen.
Wenn der Vertragsabschluss abgeschlossen ist, der Person dann bitte noch über Magicline den Vertrag bestätigen (bei vorheriger Generierung über das Verkaufstool das Häkchen dann entfernen)
Mitgliedskonto --> Kommunikation --> E-Mail schreiben --> Vorlage: Dein Vertrag bei CrossFit Cologne --> Vertrag auswählen --> Betreff: Vertragsbestätigung
Bei Zehnerkarten brauchen wir nach wie vor keine Unterschrift. Hier also nur, falls noch nicht vorhanden, die persönlichen Daten erfragen und um einen Überweisungsbeleg bitten. Die Zehnerkarte nach Erhalt dann einfach anlegen.
Bitte gebt uns gerne Rückmeldung, wie das klappt oder wie der Prozess verbessert werden kann.
Und bei Fragen bitte immer gerne melden.